4 Ideen für erfolgreiche Meetings

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4 Ideen für erfolgreiche Meetings

4 Ideen für erfolgreiche Meetings

3 Minuten Lesezeit

I survived another meeting that should’ve been an email

Ich habe ein weiteres Meeting überlebt, dass eine E-Mail hätte sein sollen – dieser Hilfeschrei wird gern auf Tassen und T-Shirts gedruckt. Auch wenn es witzig gedacht ist, steckt darin auch ein Funken Wahrheit. Ob in Cooperate America oder Good old Germany: Meetings gehören zum Alltag wie der obligatorische Büro-Kaffee. Da so viel Zeit mit Meetings verbracht wird, möchten wir vier Ideen für erfolgreiche Meetings und glückliche Kollegen mit euch teilen. Und nein, es geht dabei nicht nur um gute Besprechungskekse. 🙂

 

1. Meeting als Selbstzweck?

In von Besprechung zu Besprechung durchgetakteten Arbeitstagen werden Meetings als Zeitfresser und unnötiges Übel betrachtet. Viele Probleme in der Zusammenarbeit lassen sich auf Kommunikationsprobleme zurückführen. Meetings stellen grundsätzlich eine wichtige Austauschmöglichkeit dar. Vor jeder Besprechung müssen folgende Fragen klar beantwortet sein:

Wieso sprechen wir?

Da sitzt man eine geschlagene Stunde im Meeting und fragt sich am Ende was das Ganze denn nun sollte. Ein Kaffeekränzchen mit einer netten Unterhaltung und dabei wurden die wirklichen Probleme im Projekt nicht besprochen.

Damit das nicht passiert, ist es wichtig Klarheit über den Grund und das Ziel der Besprechung zu haben. Vor dem Meeting sollte geklärt sein, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist. Weniger ist mehr und so sollte kurz und lösungsorientiert über das entsprechende Thema gesprochen werden. Abschweifende Ergänzungen werden separat gehandhabt, siehe Punkt 4.

Worüber wird gesprochen?

Nachdem der Zweck geklärt ist, müssen das konkrete Thema und die Besprechungspunkte abgestimmt werden. Die Meetingeinladung sollten alle relevanten Informationen, Dinge die Vorbereitet werden müssen sowie eine Agenda beinhalten. Mit Hilfe der Agenda können sich die Teilnehmer auf das Thema einstimmen und vorbereiten.

 

Outlook Meetingeinladung Beispiel

Outlook Meetingeinladung

Wer sollte teilnehmen?

Für ein erfolgreiches Meeting sollten nur Menschen eingeladen werden die unmittelbar mit dem Thema zu tun haben. Der erweiterte Personenkreis wird über die Notizen, siehe Punkt 3, mit Informationen versorgt.

 

2. Bring food

Ein türkisches Sprichwort lautet:

Tatlı ye, tatlı konuș

Es bedeutet „Süß essen, süß reden“. Mit der richtigen Verpflegung kann die Stimmung verbessert werden. Guter Kaffee, Kekse, Obst und Snacks liefern die notwendige Energie für anstrengende Besprechungen. Etwas Appetitliches wirkt zudem einladend und gastfreundlich. Die taktische Bedeutung von Besprechungskeksen wird sogar in dem Buch Management by biscuits thematisiert.

come in for the meeting…stay for the food

Für wichtige oder auch längere Meetings bieten sich Sandwiches, Kuchen oder in den Abendstunden auch einfach Pizza an. Eine weitere Idee ist es mit Süßigkeiten oder Keksen gefüllte Bonbongläser auf dem Tisch oder im Raum zu verteilen So wird der Raum mit süßen Kindheitserinnerungen dekoriert.

3. Basics

Alle Teilnehmer sollen produktiv arbeiten und sich dabei wohlfühlen können, daher ist es wichtig für die passenden Rahmenbedingungen zu sorgen.

Die akademische Viertelstunde

Aus Wertschätzung vor der Zeit aller Beteiligten ist es wichtig auf Pünktlichkeit zu achten. Das Meeting sollte zur vereinbarten Zeit starten. Hier sollte gerade die Chefetage ihre Vorbildfunktion ernst nehmen. So wie die Führungskräfte es vorleben, wird es allgemein im Unternehmen gehalten.

Technik und Materialien

Zeitfresser Nummer 2: Der Beamer startet nicht oder es wird ewig nach Whiteboardmarkern gesucht… Teste vor Beginn die technischen Komponenten und prüfe ob alle Materialien vorhanden sind.

Pausen

Schlechte, verbrauchte Luft und müde Gesichter in der Runde…Bevor es soweit kommt, sollten regelmäßige Unterbrechungen eingeplant werden. Ob biological break (Toilettengang), Zigarettenpause oder das Lüften des Raumes, für ein gelungenes Zusammentreffen sind regelmäßige Pausen notwendig. Nach 90 Minuten wäre eine Pause von 10 bis 20 Minuten angebracht. Bei längeren Besprechungen von mehr als drei Stunden ist eine längere Unterbrechung von ca. einer Stunde sinnvoll.

Notizen

Unbeliebt aber sinnvoll: Während der Besprechung ist es wichtig, die wichtigsten Entscheidungen, To-dos und Stichpunkte festzuhalten. Die Zusammenfassung wird anschließend an alle Teilnehmer und Personen für die es relevant ist, verschickt oder im Kollaborationstool (z.B. Sharepoint, Confluence) abgelegt. Mithilfe des Protokolls gehen die wichtigsten Infos nicht verloren und jeder hat die Gelegenheit nachzulesen, worauf sich geeinigt wurde und was als Nächstes in welchem Zeitraum zu tun ist.

4. Kreative Gedanken

Gerade in Runden die regelmäßig stattfinden, kann etwas Abwechslung und Humor nicht schaden.

Parkplatz

Um die Agenda zielgerecht abarbeiten zu können, ist es sinnvoll zusätzliche Ideen und Kommentare separat zu sammeln. Hierfür werden die Teilnehmer aufgefordert ihre Gedanken auf einem Post-It oder Kärtchen zu notieren. Auf dem Whiteboard oder einem Flipchart wird ein Auto gemalt und dort können die Zettel für später geparkt werden.

Spielzeug

Wenn gemeinsam etwas erarbeitet werden soll, kann Spielzeug die Produktivität erhöhen. Auf dem Tisch verteilte Stressbälle, Stofftierchen oder Motorikspielzeug (als Lernspielzeug für Kinder erhältlich) geben den Händen etwas zu tun und unterstützen bei Problemlösungen oder sorgen für mentale Pausen.

Die Zusammenarbeit in Unternehmen ist oft schwierig. Als ultimatives Gegenmittel bei Problemen aller Art werden oft Meetings in hoher Dosierung stumpf eingesetzt. Für ein erfolgreiches Meeting ist es daher wichtig Grund und Zielsetzung vorab zu klären, eine gute Verpflegung zu organisieren und die Basics zu bedenken. Ein persönlicher Touch oder ein kreatives Experiment dienen dann als positiver Stimmungsaufheller.

Wie bereitest du Meetings vor? Schreib einen Kommentar und berichte von deinen Erfahrungen.

Süße Grüße

 

 

 

Alle erwähnten Links:

 

By | 2018-03-16T14:20:36+00:00 31. Mai 2016|Infos, Tipps|0 Comments

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